Nieuwsrubriek

Start
Deze maand komt Allen's nieuwste boek uit: Making it all work, waarin hij zijn 'Getting Things Done'-methode (gtd) verdiept. Maar wat is die gtd-methode precies en hoe begin je met het opruimen van de chaos?

Overzicht en controle krijgen over je bezigheden vraagt wel wat voorbereiding, maar hoeft niet moeilijk te zijn. En van een paar uur 'voorbereiden' kun je al heel wat profijt hebben. Misschien is het handig een keertje in het weekend naar kantoor te gaan, zodat je niet wordt afgeleid door telefoon, e-mail of vragen van collega's.

David Allen adviseert te beginnen met alles wat in je hoofd opkomt en wat je afleidt te verzamelen en op een hoop te gooien, oftewel in een 'inbakje' te doen. In je 'inbakje' kunnen allerlei verschillende dingen terecht die voor jou nog 'onaf' zijn, zoals:

■papieren (weg die onoverzichtelijke stapels)
■uitgeschreven voicemailberichten
■losse ideeën
■wensen
■vakantiebestemmingen
■personen aan wie je meer aandacht wilt besteden
■post
■vergadernotules
■... en alles wat er in je hoofd opkomt

Voor sommige dingen is het makkelijker een apart 'inbakje' te maken, bijvoorbeeld voor je e-mails. Gebruik zoveel inbakjes als je nodig hebt, is Allen's advies, 'maar niet meer dan dat.'

Neem je je kantoorplek onder handen, ga dan alles af om te kijken wat er niet permanent thuishoort op of in:

■bureaulades
■tafels
■kastenvloeren
■muren
■boekenplanken
■verlichting
■meubels


Pas in het volgende traject leeg je het inbakje en kijk je bij elk item of je er nog wat mee wilt. En zo ja, wat dan. Wat zijn de acties die hier (wellicht) op volgen? Waar kun je die acties het beste onderbrengen, zodat je weet dat je er later aan wordt herinnerd? In je (elektronische) agenda, je boekenkast, een kladblok in je broekzak, je Blackberry, een voice-recorder? En op welke termijn wil je de benodigde stappen ondernemen?

Als je niet zeker weet of je er iets mee doet, plaats je het in een 'misschien ooit'-mapje. Maar durf ook keuzes te maken: weet je dat je ergens nooit meer iets mee doet, gooi het dan weg.

Organiseer bijvoorbeeld eens je inbox van je e-mails:

■Uitvoeren: kost het minder dan twee minuten, doe iets dan meteen: dit kost minder tijd dan het in te delen in een apart mapje
■Delegeren: iemand anders kan het beter doen
■Uitstellen: dit kan later worden uitgevoerd
Veel aanhangers van zijn theorie zijn al zo verheugd over het overzicht dat ze kregen door alleen de inbox van hun e-mail te organiseren, dat ze het daarbij hielden, vertelt Allen.

De aanpak van Allen is een stappenmethode die je uiteindelijk compleet in je leven kunt integreren. Ook privébezigheden worden zo leuker, zegt hij: 'Als je met de hond speelt kun je je daar helemaal op storten. Je hebt geen afleiding van gedachten die opeens opdoemen over wat je nog allemaal moet doen. Want je weet wat je moet doen, je hebt zelf je prioriteiten vastgesteld en ondergebracht in een systeem onder handbereik, dat je zal waarschuwen als er echt iets moet gebeuren.'

Nu en dan neem je tijd om je activiteiten door te nemen en vast te stellen of alles nog evenveel prioriteit heeft. David Allen heeft zelf zo'n 150 items waar hij al dan niet op korte termijn een beroep op doet. 'Dat is een gemiddeld aantal', zegt hij.

Opluchting
Zijn methode hangt niet van eye-openers aan elkaar, zegt Allen zelf over zijn methode. Hij zocht vooral een manier om aan kenniswerkers uit te leggen hoe ze overzicht in hun werk kunnen vinden. 'Niet voor niks vinden kenniswerkers het af en toe lekker om dingen te doen waar ze even niet bij hoeven na te denken, zoals het verwisselen van een band. Ze hebben dagelijks al genoeg te maken met gedachten als 'bel die, bezoek dat, koop zus, bedenk zo'. Het draait erom dat ze de opluchting kunnen voelen weer controle over hun bezigheden te hebben.'